発表会の教科書

生徒が喜ぶ発表会の作り方|ピアノ発表会運営の教科書

生徒が喜ぶ発表会の作り方|ピアノ発表会運営の教科書

生徒が喜ぶ発表会の作り方「ピアノ発表会運営の教科書」

はじめに

「ピアノの発表会は人生の一大イベント」と言って良いほど素敵なものです!

発表会は生徒さんひとりひとりが「スター」になれる場所!日頃の練習の成果を披露する挑戦にはもちろん緊張や失敗の恐怖が伴いますが、うまく弾けた時の嬉しさ、お客様からの拍手、失敗して悔しい思い出は、人生のかけがえのない宝物になります。

そして、客席のお客様は誰かのファン!我が子の成長していく姿・一生懸命頑張る姿に涙を流されるご家族も多いです。

そのような素敵な「ピアノ発表会」を開催できるピアノの先生は、とても素晴らしい生き方です。

もちろん、日々の生活に「ピアノ発表会の開催」を加えるのはとても大変なこと!

そこで、少しでもスムーズに、生徒さんに喜んでいただける発表会を作れるよう「ピアノ発表会の教科書」と題して、ピアノの先生方へ広くお届けしたいと思います。もちろん、ピアノ以外の楽器の方や、他のジャンルや講演会やセミナーなどにも応用していただければ嬉しいです。

まずは最初の発表会の成功を目指しますが、ゴールはそこで終わりではありません!さらにアレンジを加えた素敵な発表会を、ぜひお教室の「恒例行事」にしてください!常に目指すのは「次につながる発表会」です!

素敵な発表会が一つでも多く生まれることを願っております。

pr「まだ脱力なんて言ってるの?」新しいピアノ奏法の提案

prなぜテクニックは必要なのか?

prリズムについて

pr暗譜について(確実な暗譜をするためにやっていること)



ー目次ー

第1部【準備】
・なによりも大切なのは「下準備」
・コンセプトを決める
・会場候補をあげる
・バランスシートの作成
・候補日を絞る
・会場を抑える
・運営補助依頼
・参加申込書の作成と配布
・参加申込書と参加費の回収
・調律の依頼
・スポンサー、協賛の呼びかけ
・曲決め
・プログラム構成
・招待チラシ作成と配布
・当日配布プログラムの作成
・記念写真、映像撮影、記念品、お花の手配と準備
・メデイア投稿、掲載
・タイムスケジュールの作成
・MC台本作成
・会場打ち合わせ
・参加諸注意の作成と配布
・お弁当の手配
・スタッフの軽食、飲み物の準備
・救急医療に備えた確認と、軽傷に対応できる備品の準備
・必要なものの手配と準備
・その他

第2部【当日】
《開場前》
・当日打ち合わせ
・会場設営
ー受付
ー舞台
ースポンサーからの花などの受け取りと設置
ー楽屋
ー舞台裏(脚台など演奏に必要なものを準備、出演者待機場所の設営)
ー記念品贈呈準備
ープレゼント預かりルールと場所
・直前打ち合わせ
・講師演奏リハーサル
・参加者点呼
・リハーサル(タイムキーパー)
・お弁当の受け取り

《開場後》
・受付
・出演者誘導(演奏前、演奏後)
・会場監督(休憩時間も気を抜かない)
・舞台裏監督(脚台、譜面台、譜めくりなど)
・MC
・開会の挨拶
・表彰
・講師演奏
・閉会の挨拶
・記念撮影
・記念品贈呈

《閉会後》
・後片付け
・忘れ物の保管と呼びかけ
・会場のスタッフへ挨拶
・運営補助スタッフへお礼
・気をつけて帰宅

《その他》
・ハプニングへの対応
・クレーム対応

第3部【事後】
・会計
・クレーム対応
・事後報告とお礼(参加者、来場者、スポンサー、スタッフ、会場、撮影や記念品やお弁当などの業者にも)
・次回の呼びかけ
・教室アナウンス(教室運営、生徒募集)
・その他告知(演奏会やイベント等の告知など)
・その他
ー黒字になったとき
ー赤字になったとき

第4部【その他アドバイス】
・発表会運営のチェックリスト
・オススメのサービスや業者
・プリントパック:チラシやプログラムの印刷
・記念品
・映像撮影
・写真撮影
・お弁当
・お花
・楽譜購入  オススメページ
・発表会にオススメな曲リスト



生徒が喜ぶ発表会の作り方「ピアノ発表会運営の教科書」

第1部【準備】

・なによりも大切なのは「下準備」

発表会を開催する上でなによりも大切なのは「下準備」です。

スムーズな運営が可能な段取りをしっかりと組み立てていき、運営サポートメンバーの役割分担と「いつまでに何をやるか」の締め切りの設定がきちんとしてあれば、余裕を持って当日へ向かえます。

どんなに小さな規模の発表会でも、「何か起こったらその時対応すればいいや」と高を括っていたら痛い目にあいます。

早速「ピアノ発表会の教科書」の中で、やるべきことを確認していきましょう!

・コンセプトを決める

まずは、「どのような発表会にしたいのか」考えてください。

「生徒さんの発表会へ向けての練習期間をしっかりとって、一人当たりの持ち時間を長めにして、背伸びした演奏をテーマにした発表会」とか、「生徒さんの今のレベル中で曲をしっかりと仕上げ、さらに連弾やアンサンブルなどを取り入れたユニークな発表会」とか、「大人限定の少人数な発表会で、音楽を通じた交流を楽しんでいただく」とか、「出演は年齢順ではなく、プログラムを魅力的な順番に組んでの演奏会形式の発表会」などなど、ピアノの発表会といっても様々な形が考えられます。

また、どのくらいの規模を想定するかにより、どんな会場がふさわしいかが見えてきます。

もしかしたら音楽ホールではなく、ピアノの置いてある素敵なホテルやレストランの方がふさわしいかもしれません。

テーマや季節によっては「海のそば」「山の上」「先生の自宅」など場所のこだわりも出てくるかもしれません。

コンセプトにこだわることはとても重要な漕ぎ出しとなりますので、ワクワクできる素敵なアイディアをたくさん紙に書き出してみてください。

・会場候補をあげる

コンセプトが決まったら、会場探しが始まります。まずは身近な施設を把握しておくことは大切です。

会場は早いところですと1年前に予約しないと取れなかったりしますので、予約申し込み締切日を合わせて確認しておきましょう。

また、いくつか会場の候補が決まりましたら、必ず下見をして会場の構造や音の響きや楽器のコンディションを把握しましょう。

下見のついでに、会場の使用料金と空き状況もチェックし、一覧で管理しておきましょう。



・バランスシートの作成

発表会のコンセプトと会場使用料金が決まったところで、経費を管理するバランスシートを作ります。

発表会は大きくお金が動きますので、「収入の部」と「支出の部」に分けてきちんとしたお金の管理が必要です。

参加者の数やスポンサーのご支援や教室の予算など、まずは全体的な収入の予測を立てます。

そして、会場使用やチラシ・プログラム製作や記念品や写真撮影などにかかる費用を見積もりましょう。

先生の自腹を切らないように収支のバランスを整えることは大切ですが、「絶対赤字にならないように」「大きな黒字にしたい」とこだわりますと、数字もおかしくなってしまい、本来のコンセプトがどこかに消えてしまいますので気をつけてください。

赤字になったとしても、発表会を開催することが教室のことを多くの方へ知ってもらえる「広告」となるのなら、自腹を切る覚悟も時に必要です。

素敵な発表会を開催することによって生徒も増えて、「恒例の発表会」になれば、初期の赤字を取り戻せるようにもなります。

また、大きな黒字が出たとしても、それは先生のお小遣いではなく、教室の収入です。

時々、発表会の後に(その利益で)バカンスに出かけられる先生やご家族をお見かけしますが、それはやってはいけないこと!

大切な生徒さんから頂いたお金は、教室のピアノをグレードアップするために貯めておくとか、待合室の汚れた椅子を綺麗にするとか、新たに看板を作るなどして、生徒さんや未来の生徒さんのために還元しましょう。

もちろん、先生のレベルアップのためでしたら海外のセミナーに行くための資金の一部にするなど積極的に投資していくべきですが、遊びに使うのは言語道断です。

・候補日を絞る

コンセプトや会場や予算が決まったら、最適な開催日程を決めましょう。

余裕を持って第4候補くらいまで日程があげられれば安心です。

・会場を抑える

会場と日程の候補が決まったら、いよいよ会場を予約します。

予約申し込みのやり方は会場ごとに異なりますので、事前によく調べておいてください。

シーズンによってはどうしても他のイベントの候補日と重なり抽選となることも多々起こりますので、発表会を開催したい日程の候補をいくつかあげて向かいましょう。

それでもダメなら第2候補の会場へ向かいましょう。

どうしても日程を譲れない場合、予約申し込みの抽選が他の会場と同じ日時に行われる場合もありますので、会場予約係を確保しておけると安心です。

予約申込み時に会場費の納入がある場合もありますので、事前によく調べておきましょう。また、使用日の非常事態発生時の誘導スタッフ名の記入が必要になる会場もありますので、あらかじめどなたかにお話ししてご了承を頂いておきましょう。



・運営補助依頼

発表会(特に当日)は先生一人だけではとても回せるものではありません。必ず余裕を持った人数の運営補助を確保しましょう。

ご自身のご家族はじめピアノの先生仲間や生徒さんの保護者様にお声がけしてみてください。また、懇意にしている楽器店などがありましたら、スタッフさんにお願いしてみると心強い支援をいただけることもあります。

「一人で解決する」ではなく「人に任せる」がスムーズな運営のカギです。

ただし、参加者される生徒さん本人に頼むことは極力避けてください。

運営補助を依頼する前に、具体的に何をしてほしいか、どのような係が必要か洗い出しておきましょう。

<必須な係>
・受付
・会場監督
・舞台袖監督
・MC
・リハーサルのタイムキーパー

<あれば安心な係>
・出演者誘導(特に小さなお子様が多い場合。演奏前・演奏後に最低1名ずつ)
・会場予約係(同日時の予約申込み対応)

もちろん係の兼務や交代などをして最低限で回せると良いです。

また、何か大きなものを移動したりすることも頻繁に起りますので、臨時に対応できる力持ちの男性が最低1名いらっしゃると心強いです。

会場のスタッフさんにお願いできることの範囲もよく把握しておきましょう。

・参加申込書の作成と配布

会場と日程が決まったらいよいよ参加申込みの開始です。

口伝えでは「言った、言わない」とトラブルになることもありますので、参加に関する必要項目を紙面にして、申込書付きで配布します。

以下、必要項目を1枚の書面にして配布しましょう。
・日程
・会場
・参加費と支払い方法
・参加申込受付の締め切り日
・その他諸注意(リハーサルの有無、一人当たりの演奏時間、服装に関して、お弁当の有無、申込後の参加キャンセルの対応など)
・参加申込書(参加者名、保護者名、連絡先、演奏曲目、その他伝えておきたいこと)

・参加申込書と参加費の回収

参加申込書の回収は1ヶ月ほど余裕を持って行いましょう。レッスン時に集めるとスムーズですが、メールやファックスでも受付可能にしておくと便利です。

参加申込書と参加費の一覧管理表を作り、参加申込書と参加費を受け取ったら必ず、頂いた日付と頂いた方のお名前を記入しましょう。

参加費は教室の銀行口座、または発表会用のファイルなどで一箇所にまとめて保管しましょう。



・調律の依頼

ピアノの発表会にも直前の調律は欠かせません。

ホールによっては、ホールを管理している専属の調律師さんが行ってくれますが、主催者側で準備することが一般的です。

発表会の調律は時間の限られた中で行いますので、多くの場合、朝早くから調律をお願いすることになります。前日に済ませる手もありますが、会場費が余計にかかる場合もあったりとあまり現実的ではありません。

朝早くから無理を言って調律していただくこともありますので、日頃から信頼できる調律師さんとのお付き合いはとても大切となります。

・スポンサー、協賛の呼びかけ

日頃からお付き合いのある企業や経営者へ発表会のスポンサーになってもらうこともできます。

協賛金一口5,000円ほどで依頼し、チラシやプログラムに企業名や広告を掲載します。

協賛金で花輪を用意したり、プログラムの紙質を1ランク上にしたりして、当日の挨拶でスポンサーのおかげでできたことに触れると良いです。

単に予算を増やすのではなく、Win-Winの関係を築けるように努めましょう。

発表会を活用し、信頼の置ける企業等の周知に貢献することも、地域に根ざした音楽教室ならではの活動です。

・曲決め

参加申込書の提出前に演奏曲目が決まっていれば良いのですが、実際は申し込みの後に参加者の演奏曲目を決めることは多いです。

気をつけたいのは著作権。

参加者から参加費を頂いて開催する教室の発表会は「営利目的」の企画とみなされますので、該当する曲目があれば申請しておきましょう。

詳しくはJASRACホームページをご覧ください。



・プログラム構成

プログラムの構成は、発表会のコンセプトを大切にして行います。

シンプルに年齢順でも良いですが、ピアノ教室は学校とは違って、年齢とキャリア(演奏レベル)は比例しません。

例えば、小学4年生の上手な子の後に小学6年生の習い始めて間も無い子を出すと、流れのバランスが崩れます。

もちろん、小さな子供でもプライドはしっかり持っておりますので、きちんと配慮してあげることが大切です。

プログラムの構成こそ先生の腕の見せ所ですので、いろいろなケースを想定しながら作り上げましょう。

生徒さんと相談が必要なことも出てきますので、時間に余裕を持って取り組んでください。

プログラムは作成段階からPCやスマートフォンでデーターとして管理しましょう。変更や訂正も容易になりますし、プログラムを外注して作る場合にもスムーズです。

・招待チラシ作成と配布

プログラムがおおよそ決まったら、発表会の案内媒体の作成に取り掛かりましょう。

手作りの簡単なものでも良いですし、予算があればプロに発注しても良いですが、以下の項目を掲載しましょう。

掲載必要項目
・発表会タイトル
・日時(開場時間/開演時間)
・場所(施設名・住所・電話番号・アクセスと駐車場の有無)
・主催
・後援&協賛
・入場料(無料の場合「入場料無料」もしくは、「ご招待」と記入があると良い)
・教室のPR(生徒募集など宣伝する場合はさりげなく)
・お問い合わせ先(電話番号・メールアドレス・ホームページ)

配布は最低でも発表会当日から1ヶ月前には始めましょう。

・当日配布プログラムの作成

当日配布するプログラムは非常に大切なものです。教室の魅力をアピールすることにもつながりますし、何より参加者の思い出の品になります。

デザインとアイディアにこだわり、オリジナルの素敵なプログラムを作りましょう。生徒さんからイラストや絵などを募集して載せるもの良いですね。

出演者の名前と曲目の間違えには十分注意し、最低でも2回以上の校正を行いましょう。

スポンサーがある場合は、必ずスポンサー名を載せましょう。スポンサーが企業の場合、例えば「(株)ABC社」なのか「ABC株式会社」なのかというように、正確な企業名の確認を必ず行いましょう。スポンサー先に不快な思いをさせてしまうと、次からの支援は無くなってしまう場合もありますので、十分注意が必要です。常に「Win-Win」の関係作りが大切です。

個人情報保護法の関係上、プログラムは当日まで教室で保管します。

事前に生徒さんに渡す場合は、外部へ出さないように十分気を配っていただくようにお伝えしましょう。



・当日配布プログラムの作成

当日配布するプログラムは非常に大切なものです。教室の魅力をアピールすることにもつながりますし、何より参加者の思い出の品になります。

デザインとアイディアにこだわり、オリジナルの素敵なプログラムを作りましょう。生徒さんからイラストや絵などを募集して載せるもの良いですね。

出演者の名前と曲目の間違えには十分注意し、最低でも2回以上の校正を行いましょう。

スポンサーがある場合は、必ずスポンサー名を載せましょう。スポンサーが企業の場合、例えば「(株)ABC社」なのか「ABC株式会社」なのかというように、正確な企業名の確認を必ず行いましょう。スポンサー先に不快な思いをさせてしまうと、次からの支援は無くなってしまう場合もありますので、十分注意が必要です。常に「Win-Win」の関係作りが大切です。

個人情報保護法の関係上、プログラムは当日まで教室で保管します。

事前に生徒さんに渡す場合は、外部へ出さないように十分気を配っていただくようにお伝えしましょう。

・記念写真、映像撮影、記念品、お花の手配と準備

プロのカメラマンに記念写真や映像の撮影をしていただく場合は、事前に打ち合わせが必要となります。発表会当日の流れや会場の様子、どんな撮影をして欲しいのかしっかりとお伝えし、撮影時の諸注意などあれば聞いておきましょう。

記念品を用意する場合は、数を間違えないように十分注意し、余裕を持って発注しましょう。皆勤賞や5年表彰など行う場合は、賞状や盾などの名前の間違えに最新の注意が必要です。記念品は当日ホールに届けて頂ければ楽ですが、保管して持ち込む場合は大きな荷物になりがちです。落として壊したり、腰を痛めないように扱いには気をつけましょう。

舞台にお花があると、発表会が一層華やかとなります。参加者が持ち帰れるように、ラップや袋などの準備を忘れずにしておきましょう。

・メデイア投稿、掲載

発表会の開催情報を地域の新聞やフリーペーパー、Webサイトに掲載するのも、教室や発表会をアピールするのに役立ちます。恒例のイベントや特殊な内容でしたら、新聞社も取材に来てくれます。もちろん、日頃から広告掲載などのお付き合いが必要ですから、可能な範囲でやってみましょう。

また、教室のホームページはじめ、SNSでの拡散にも挑戦してみてください。



・タイムスケジュールの作成

当日は会場の色々な場所で同時進行に人が動きます。全体の流れを一枚の紙にまとめて掲載しておくと、いつ・どこで・誰が・何をしているかが見えますので、舵を取りやすくなります。

縦軸に時間の流れ、横軸に各場所(舞台上、舞台袖、受付、楽屋など)を割り振って、時間割表を作成します。

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・MC台本作成

MC台本は事前に作っておきましょう。

<必要項目>
・開演前アナウンス
・休憩時アナウンス
・プログラム進行
・表彰式の進行

<あると安心の項目>
・出演者名と曲目、作曲家名にはふりがなを振っておきましょう。
・客席や会場が騒がしかったり子供が走ったり騒いだりすることもありますので、スマートに注意できるアナウンスの台本も作っておくと良いです。

MC台本作成に加えて、先生の挨拶文もある程度作っておくと伝えたいことを忘れずに話せます。人前で話すのが苦手な方は事前に台本を書いておき、よく練習しておくと良いです。

・会場打ち合わせ

当日の運営を手伝ってくれる方を含めた、会場の下見と打ち合わせが出来ると安心です。ステージの照明やPA機材の確認、人の導線の確認、受付や舞台袖の設営シュミレーション、会場や楽屋の様子など、事前に見ながら話し合いが出来れば当日にスムーズに動けます。

時間としては30分あれば十分ですので、予定を調整してお願いしてみましょう。また、来られないスタッフのため、写真や動画などで様子を撮影して、後日見ていただくと良いです。



・参加諸注意の作成と配布

ピアノの発表会に参加するのが初めての方は、発表会のルールやマナーなど知らないこともあります。

あまり厳しく制限しては堅苦しくなりますが、ある程度のルールをお伝えしておくことは大切です。

具体的には、服装・集合時間・ビデオや写真撮影をする場合のマナー・演奏を聴くときのマナー・自分が演奏した後のマナー・お弁当の食べる場所・終演後のガイダンスをまとめておくと良いです。

 

・お弁当の手配

演奏前の緊張を少しやわらげてくれるのがお昼の時間。ホッとできる瞬間なのでケチらず良いお弁当を頼みましょう。

また、食品アレルギーなどある方には事前に避けるべき食材を聞いておき、お弁当屋さんに相談しましょう。

お弁当は当日受け取り時に代金を支払うことも多いので、お釣りのないように事前に準備しておくとスムーズです。

夏場は特に食中毒に注意し、必ず涼しい場所で保管して、到着後なるべく早く食べ始められるようにしましょう。

・スタッフの軽食、飲み物の準備

運営補助スタッフ用の軽食と飲み物を準備することも、お手伝い下さる方々への感謝の気持ちの表明です。

運営補助は忙しく動き回って体力も消耗しますので、栄養補給できるもの・水分補給できるものを用意しましょう。

お手拭き用のウェットティッシュとゴミ袋も忘れずに準備しましょう。



・救急医療に備えた確認と、軽傷に対応できる備品の準備

発表会当日に何が起こるかはわかりません。特に子供達はいつもと違う環境でハイになり騒いだりします。施設の他の利用者へ迷惑をかけるのはもちろんいけませんが、何より怪我をすることだけは防ぎたいです。事前にしっかりと「騒がないように」注意をしておきましょう。

万が一怪我などしてしまった場合に、軽症の場合は手当てできる準備をしておきましょう。施設のスタッフに確認し、救急時の対応手順を頭に入れておきましょう。

また、緊張で鼻血が出る方も時々いらっしゃいますので、舞台袖にはティッシュやタオルなど準備しておくと万が一の時に対応できます。

・必要なものの手配と準備

持ち込みする必要な物は一覧表にして管理しましょう。脚台やBGMの音源CDや特殊機材など大小様々あると思いますが、どんな特殊なものも持ちぬし以外には誰のものかはっきりしませんので持ち込み物にはシールなどを貼って目印にしておきましょう。

また、伴奏者の手配が必要な場合は、伴奏者の方へもきちんと連絡をとって、発表会の内容やスケジュールを共有しましょう。

・その他

発表会はオリジナリティの高いものですので、以上に載っていない内容も必要になると思います。ノウハウをしっかりまとめておきますと、2回目以降が楽になりますので、ぜひご自身の「ピアノ発表会の教科書」を作ってみてくださいね。



 

第2部【当日】

《開場前》

・当日打ち合わせ

当日の進行の要となるのが「当日打ち合わせ」です。スタッフ全員が集まり、当日の運営の細かいところまでもう一度確認し、曖昧なことが残らないようにしましょう。具体的には、当日のタイムスケジュールの共有、各役割担当者と仕事内容の確認、それぞれの役割の連携の要請、会場の構造と非常の際の対応や避難ルートの確認(必ず現場を目で見て確認)を行いましょう。その他連絡事項があれば、この時点で共有しましょう。

・会場設営

当日打ち合わせが終わったら、早速会場設営です。各担当部署で設営し、手が余ったら他部署をフォローしましょう。

ー受付

基本的にはテーブルと椅子と立て看板を設置します。大きなものや重いものを移動させるので男手が欲しいですが、男手がなければ、重いものを無理して運ぶのは可能な限り避け、会場のスタッフさんに部分的にお手伝いをお願いしましょう。

プログラムやチラシなどを配布しやすく整理し、プレゼントの受け取り態勢を整えます。

チケットの販売・入場料や参加費の回収など金銭のやりとりが発生する場合は、厳重な管理が必須です。金銭の管理表を作成し、スタッフが必ず現場についているようにしましょう。万が一、誰も見ていられない場合は、ロッカーや金庫が会場にあれば利用しましょう。

ー舞台

舞台上は基本的に会場のスタッフさんが準備を担当します。楽器や花輪の位置、照明の当たり具合など、演奏に支障のない舞台配置をしていただきましょう。また、小さな生徒さんの誘導の目印を床に張り(バミリ)、リハーサルで一人一人へ入念に確認させましょう。

ースポンサーからの花などの受け取りと設置

受付周りや会場入り口や舞台上に花輪や鉢植え等を飾る教室も多いです。記念写真が一段と映えますし、お土産に持ち帰っていただくこともできます。また、日頃お付き合いのある楽器店や企業様などからお花を贈られることもあります。お花の到着時間は事前に伺い、なるべく業者の方に設置までしていただきましょう。

ー楽屋

楽屋は基本的に食事や着替えのみにし、出演者の休憩は会場のロビーなどで行っていただきましょう。本番中は施錠またはスタッフが待機し、盗難などトラブル発生を防ぎましょう。

ー舞台裏(脚台など演奏に必要なものを準備、出演者待機場所の設営)

発表会開演後、一番忙しくなるのが舞台裏です。脚台など演奏に必要なものをきちんと準備しましょう。また、出演者が待機できるように椅子など設置します。客席と違い冷房が効きすぎていたり冬場は寒かったりしますので、ひざ掛けをいくつか準備しておくと安心です。

また、緊張で鼻血を出したり、転んで擦りむいたりする子も出てくる可能性はあります。応急処置のできる準備もしておきましょう。

ー記念品贈呈準備

発表会の記念品は過不足なく準備したいもの。個数をしっかりと確認し、違うものを渡す場合は、どこかに目印を付けるなど、間違えない仕組みづくりをしましょう。また、壊れやすいものの場合もありますので、間違ってぶつかったりしないように、保管には十分な注意が必要です。

ープレゼント預かりルールと場所

プレゼントは受付で預かるのが一番スムーズです。「プレゼント預け口」と印刷したものを予め受付に設置しておきましょう。プレゼントを預かる際、誰から誰へのプレゼントなのか、付箋など剥がれやすいものを使うのはなるべく避け、、贈り主の方にカードに贈り主と贈り先の名前を書いていただき、テープでしっかりと貼り付け、しっかりと管理しましょう。

 



・直前打ち合わせ

会場の設営が一通り終わったら、開演前にもう一度スタッフの打ち合わせを持ちましょう。予期せぬトラブルや、忘れ物、その他気づいたことを共有し、必要であれば可能な限りの対策をとりましょう。スタッフに体調不良が起こったり、大きな変更も出てくる場合もありますので、予めきちんと時間を確保し、タイムスケジュールに載せておくのがポイントです。作業が途中の場合でも、必ず全員集合を徹底しましょう。

・講師演奏リハーサル

発表会の最後を講師演奏で飾るお教室も少なくありません。生徒や保護者にとって、先生の演奏はとても楽しみですし、良い思い出に残ります。しかし先生はただ演奏だけすれば良いわけではなく、発表会のバタバタの最後に演奏することがほとんどですので、集中して演奏するのも大変です。余裕を持ってリハーサルを行うことが、少しでも心にゆとりをもたせてくれますので、リハーサルは必ず行いましょう。

・参加者点呼

いよいよ、開演が近づいてきました。出演者・参加者が会場に到着しているか、必ず点呼をとりましょう。点呼の際に、当日の注意などアナウンスし、配布物がある場合は渡しましょう。

・リハーサル(タイムキーパー)

点呼の後にリハーサルを行いましょう。演奏よりも、舞台への道順や、舞台マナーの確認が大切です。リハーサルで緊張してうまく演奏できなくなってしまう生徒も出てきますので、リハーサル後のケアも大切です。

・お弁当の受け取り

お弁当は当日精算の場合が多いですので、金額を間違えないように準備しておくとスムーズです。また、夏場は食中毒など起こりやすので、受け取ったらなるべくすぐに食べられるようにスケジュールを組んでおきましょう。どうしてもすぐ食べられないのであれば、涼しい場所で保管しましょう。魚やフライなど、食べた後に口の中に臭いや味の残るメニューはなるべく避けましょう。



 

《開場後》

・受付

開場後、受付受付は大切な役割となります。

お客様のコンタクトが一番多く、様々な要望があります。

入場券の売買がある場合は、金銭の管理を十分な注意を持って行いましょう。

トイレや駐車場等会場の設備を訪ねられることもありますので、会場の構造をしっかりと頭に入れておき、お答えしましょう。

また、会場の他の施設を使っている方よりクレームが入る場合もあります。

クレーム対処ができる様に、大きめの紙とマジックを準備しておき、クレームが発生したら注意書きを掲載するなど、速やかな対応をとりましょう。

プレゼントや花束を預かる時は、必ず「誰から誰へ」を紙に書いていただき、テープなどで剥がれない様にしっかりと貼り付けましょう。

・出演者誘導(演奏前、演奏後)

小さな生徒たちは迷子になりやすいので、必ず誘導係を付けて管理しましょう。演奏前に迷子になると、全体の進行も遅れますし、何より本人が一番大変な思いをします。また、演奏が終わってからほったらかしにすると、緊張の緩みから騒いだり、時に怪我につながる事故を起こすこともあります。演奏後も誘導係がきちんと管理し、元の席まで戻してあげましょう。

・会場監督(休憩時間も気を抜かない)

ピアノの発表会には、普段からピアノや他の楽器のコンサートに行ったことのない方が多くいらっしゃいます。「演奏会で当たり前のマナーも、ピアノ発表会では当たり前ではない」という前提で動くことが大切です。客席での飲食、演奏中のおしゃべりや会場への出入りなど、他のお客様へ迷惑をかける行動が発生しないように、ガイダンスをすることを怠らず、他のお客様へ迷惑をかける行動が発生したらすぐに火を消しに行きましょう。その時、「会場係」や「スタッフ」などと記された腕章などを身につけておくと良いです。中には「あなた何様だ?」と反抗してくる方もいらっしゃるので、会場のスタッフだと分かるようにしておくとトラブルを防げます。休憩時間も、会場内を見回り、マナーに反する行為は徹底して阻止しましょう。

・舞台裏監督(脚台、譜面台、譜めくりなど)

いわゆるステージマネージャーの役割です。脚台や譜面台の調整から、出演者や進行の確認まで細やかな気配りが必要となります。舞台へ何度も上がりますので、笑顔でテキパキとこなせる慣れた方が担当すべき役割です。



・MC

舞台進行を支える重要な役割です。どのような雰囲気の発表会になるかかかってきます。

事前にアナウンス原稿を準備しましょう。即興にも耐えられるトーク力があるならさらに良しです。最低限のアナウンスにするのか、会場を盛り上げるアナウンスにするのか、事前によくプランニングしておきましょう。

・開会の挨拶

主催の先生が担当しましょう。お客様には、①来場への感謝、②どんな思いで日々レッスンを行っているか、③生徒の頑張りをねぎらってほしい、の3点をお話しできれば十分です。あまり長くならない方が良いでしょう。

・表彰

皆勤賞や長年教室に通い続けている生徒さんを表彰するのも、発表会だからこそ盛大に出来ること。ピアノは日々コツコツと努力することが求められるので、その努力を評価することは、やる気とモチベーションを高めることに繋がります。また、これから表彰を狙える生徒のやる気アップのきっかけにもなりますので、発表会中に表彰式を入れるのはオススメです。表彰対象の生徒には、リハーサルの時に受け取り方の練習をしておきましょう。



・講師演奏

発表会の華となる講師演奏。生徒も家族も楽しみにしています。難しい曲ではなく、なるべく皆が知っている曲を弾く方が喜ばれます。選曲の目的は「自分の力を見せつける」ではなく、「発表会を盛り上げる」にしましょう。その中で、実力を見せられる選曲をすることが大切です。

発表会前も本番中も、先生はたくさんのことに気を配るので、演奏に集中することは難しいですが、失敗は許されませんので、発表会では安全圏内の選曲をされる方が良いでしょう。

・閉会の挨拶

皆がホッとしている時間です。①来場への感謝、②発表会の全体的な感想と生徒へのねぎらいの言葉、③これからも良いレッスンを続けていくことをお話しできれば十分です。発表会は家に帰るまでが発表会ですので、気をつけておかえり頂くように言葉を添えて終わりましょう。

・記念撮影

演奏前に行うより演奏後に行う方が、皆の表情がにこやかになりやすいです。

カメラマンさんと協力して、速やかに行いましょう。

生徒を並べる係、台の設置やピアノやお花の移動係を分担しておくと良いです。

 

・記念品贈呈

発表会の記念品は思い出になりますので、こだわって選べると良いです。近年、音楽メーカーや楽器店でも発表会の記念品となるグッズをカタログにしているところは多いので、活用しましょう。

【参考】ピアノ発表会で喜ばれる記念品まとめ(執筆中)



《閉会後》

・後片付け

会場から借りたものや移動したものは元の場所へ戻しましょう。忘れ物やゴミのないように楽屋、客席ひとつひとつきちんと確認しましょう。忘れ物はどこで何を見つけたかノートに記しておきましょう。

・忘れ物の保管と呼びかけ

忘れ物の保管は主催の先生が行い、教室に掲示しましょう。

・会場のスタッフへ挨拶

発表会で会場を使用する時、会場のスタッフさんへ迷惑をかけないことは100%あり得ません。スタッフさんがにこにこしていても、我慢してくださったことがあるかもしれませんので、必ず会場を出る際にご挨拶に行きましょう。また、今後会場を借りる際にも、顔を知っていることでスムーズに行くことはたくさん出てきます。出来れば名刺などの連絡先を交換し、後日お礼の連絡を入れるとなお良しです。



・運営補助スタッフへお礼

発表会の運営をサポートしてくださった方々へ、必ずお礼をしましょう。お手伝いはボランティア扱いにせず、一日拘束され労働力を提供してくださったことに対するお礼をしましょう。人は1万円包んで渡されれば嫌な思いをしませんので、出来れば1人につき1万円お渡ししましょう。

・気をつけて帰宅

色々なことが起こった発表会当日。先生の頭の中には良かったことや反省点がたくさん渦巻いていますので、注意力散漫になりがちです。「考えるのは家に帰ってから」と決めて、気をつけて帰宅しましょう。



《その他》

・ハプニングへの対応

発表会当日に、想定していないハプニングが起こった時ほど、日頃の知識や判断力が試されます。日頃からピアノやレッスン以外のことにも関心を持ち、関わっていることが大切です。ピアノの先生はどうしても世間知らずになりがちですが、ピアノを通じて社会に貢献する仕事ですので、ピアノやレッスン以外のことに触れるのも仕事の質を高めることと理解し、関心を持って触れていきましょう。

・クレーム対応

発表会中、どうしても手が行き届かずクレームが発生してしまう時もあります。クレームが起きたら、クレームの重要度を判断し、即座に対応すべきか時間をかけて対応すべきかを判断しましょう。小さなクレームで全体的の進行を崩してはなりません。対応も先生がしなくてはならないのか、サポートのスタッフで間に合うのか、しっかりと見極めてください。



 

第3部【事後】

・会計

お金の流れが落ち着いたら、発表会の収支をまとめましょう。予算との比較をし、どこが予定とは異なったのか知ることは今後の発表会開催へ向けて大切となります。会計の結果は必ず保管して、比較検討出来るようにしておきましょう。

発表会は基本的に、質の良い発表会になればなるほど利益は出なくなります。落ち着いた雰囲気の発表会をやろうとすれば、それだけ支出が増えます。ゲストを迎えればギャラも必要となります。事業とは、「持続可能かつ発展可能」なものであるべきですので、現状を理解して、その中でベストを尽くせれば良いです。また、大きな利益が出た時は、教室の整備を行ったり、先生の勉強へ投資したりと、必ず生徒さんへ還元できるように使いましょう。

時々、「発表会の収支が見たい」と言ってくる保護者の方がいらっしゃいますが、発表会は教室運営の一部であり、収支を公表する義務は無いことをお伝えしましょう。この時、きちんと教室や先生に投資が出来ていれば、「参加費が高い」などの声には「発表会は教室運営の一部であり、その利益でレッスンの質を上げるための投資をしている」と胸を張ってお伝えできます。お金は嫉妬の対象にもなりやすいので、「利益によってさらに良いサービスを皆様に還元することができ、感謝している」と伝えられる努力は欠かせません。



・クレーム対応

発表会が終わってから届くクレームもあります。クレームの多くは「他の出演者と比較して○○だった」と言った不平不満が目立ちます。様々な状況や視点から不平不満は見つけようとすれば見つかるものですが、明らかにこちらの不手際によるものや不適切な場合はきちんと謝罪し、再発防止に努めましょう。クレームが起きてしまった時は、怖がらず、誠意を持って対応することが大切です。

・事後報告とお礼(参加者、来場者、スポンサー、スタッフ、会場、撮影や記念品やお弁当などの業者にも)

お世話になった方々へ発表会が無事終了したことを、一言お伝えするのとしないのでは大きな差となります。特に、スポンサーがついていた場合は、しっかりとお礼をしておくことが大切です。チラシやプログラム、発表会の様子が分かる写真をつけて、報告しましょう。



・次回の呼びかけ

燃え尽き症候群を防ぐためにも、熱が冷めないうちに次回の発表会の開催時期を早めに発表しておきましょう。

生徒や保護者のモチベーションを保つことは大切です。

・教室アナウンス(教室運営、生徒募集)

発表会にお友達が来てくれた生徒も多いです。中には「○○ちゃんみたいにピアノが弾けるようになりたい!」というお友達もいらっしゃるかもしれません。発表会後には、発表会を開催したことや、新規生徒を受け付けていることをアピールする格好のタイミングです。手作りで良いので、チラシを作り、生徒さんの協力を得ながら告知しましょう。

【参考】ピアノ教室チラシの作り方(執筆中)

・その他告知(演奏会やイベント等の告知など)

先生ご自身の演奏会やイベントの開催予定などあれば、新規生徒募集のチラシと共にお届けしましょう。人気のピアノ教室を維持するためには、常にホットな教室運営が欠かせません。



・その他

ー黒字になったとき

発表会の収支が黒字になった時は、教室運営の赤字の補助と先行投資に回しましょう。また、黒字になった理由をしっかりと分析し、次に繋げましょう。

ー赤字になったとき

黒字になったときと同様に、赤字には赤字になるだけの理由があります。事業を行うにはお金は必ず必要です。発表会以外で大きく黒字にしておき、発表会は赤字でも生徒へ還元&広告宣伝費と割り切っているのでしたら、赤字を狙っても良いですが、意図せず赤字になったなら大反省してください。赤字続きでは、生徒さんへレッスンを続けられなくなり、ピアノ教室の存在意義がなくなります。赤字経営のピアノ教室は、ただの道楽でしかありません。



 

4部【その他アドバイス】(執筆中)

・発表会運営のチェックリスト

・オススメのサービスや業者

・プリントパック:チラシやプログラムの印刷

・ピアノ発表会で喜ばれる記念品まとめ

・映像撮影

・写真撮影

・お弁当

・お花

・楽譜購入  オススメページ

・発表会にオススメな曲リスト

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